Sua empresa de prestação de serviços utiliza algum sistema de atendimento online para facilitar o suporte aos clientes?
É normal que empresas de serviços recebam solicitações não previstas em sua rotina operacional. Falhas em equipamentos ou problemas em edifícios acontecem o tempo todo.
O problema é que muitas dessas empresas não sabem lidar com as demandas que surgem e acabam se desorganizando.
Atualmente, os consumidores estão cada vez mais exigentes e desejam respostas rápidas para suas perguntas e soluções eficientes para seus problemas.
Um sistema de atendimento online vem justamente para satisfazer essa necessidade: oferecer um retorno rápido da empresa de prestação de serviços sobre as solicitações dos clientes.
O objetivo desse tipo de sistema é facilitar o fluxo de atendimento do suporte e tornar a experiência do cliente mais produtiva e satisfatória.
Considerando que toda interação com o cliente é uma oportunidade de conquistá-lo, as empresas precisam encarar o sistema como uma ferramenta importante para fidelizar clientes.
A missão do gestor é trabalhar em conjunto com o sistema de atendimento online para melhorar o relacionamento com cliente e fazer sua empresa de serviços se destacar no mercado.
Porque usar um sistema de atendimento online?
Um sistema de atendimento online automatiza processos, otimiza o tempo da equipe e facilita o atendimento ao cliente, servindo como um suporte para toda a gestão do atendimento de uma empresa de prestação de serviço.
Existem diversas vantagens e benefícios de fazer o uso desse tipo de sistema de tickets. Confira os principais motivos:
Organização de chamados
Uma das vantagens de utilizar esse tipo de ferramenta é a organização de todas as solicitações dos clientes, de forma dinâmica, para que a equipe de suporte tenha acesso rápido aos chamados.
Mesmo que as solicitações sejam abertas em canais de atendimento diferentes, todas são registradas e reunidas em apenas um lugar, tornando a organização de chamados mais efetiva.
No momento em que o cliente faz uma solicitação, o sistema de tickets disponibiliza o chamado na plataforma geral, atribuindo sua responsabilidade a um determinado atendente.
Os pedidos registrados ficam visíveis à toda a equipe e, assim, todos os colaboradores, mesmo os que não são responsáveis pelo ticket, podem acompanhá-los, tornando a organização das demandas mais assertiva.
Agilidade no atendimento
Sistemas de atendimento online concentram todas as solicitações dos clientes (email, telefone, site e redes sociais) em um mesmo espaço digital.
Isso significa que todos os atendentes possuem acesso às solicitações, à identificação do cliente solicitante, à verificação de responsabilidade, ao status e nível de prioridade dos chamados.
Essa organização proporciona uma maior agilidade para a equipe de suporte, já que os atendentes podem controlar suas demandas de acordo com o prazo de SLA da empresa.
Um sistema de atendimento online facilita a comunicação entre cliente e empresa, além de permitir o compartilhamento de tickets com outros colaboradores, para diminuir o tempo de atendimento.
Melhora no relacionamento com o cliente
Você também pode estabelecer um relacionamento de confiança com seu clientes por meio do uso dessa ferramenta, pois assim você ajudará clientes nos momentos em que eles realmente precisam.
Essa é uma oportunidade de conquistá-los, pois saberão que sua empresa poderá ajudá-los quando for necessário.
Na abertura de chamados, os clientes desejam que os serviços sejam realizados imediatamente. Por este motivo, é importante que sua equipe cumpra o prazo de SLA determinado no atendimento.
Quando uma empresa de prestação de serviços facilita o atendimento por meio de um sistema de tickets e cumpre os prazos corretamente, ela passa mais segurança sobre os serviços prestados.
Controle do fluxo do atendimento
Um gestor de suporte consegue ter mais controle sobre a rotina de sua equipe com um sistema de atendimento online.
Nele, todos os chamados são centralizados e organizados de modo que favoreça a produtividade da equipe de atendimento, do início ao fim.
O gestor terá, então, acesso à todo o processo de atendimento da empresa, podendo implantar melhorias e otimizar recursos de suporte.
O gestor pode, até mesmo, registrar o fluxo de atendimento interno da empresa, tendo em vista que nem todos os chamados se tornam visitas técnicas.
Obtenção de informações precisas
Com um fluxo de atendimento estruturado, o gestor pode se concentrar em extrair dados para tomar decisões assertivas.
Um sistema de atendimento online fornece uma base de dados para que os supervisores tenham acesso a informações sobre atendimento.
Esse tipo de ferramenta também aponta a quantidade de tickets gerados, o número de chamados atendidos ou pendentes e o tempo de resolução para casa solicitação.
Dessa forma é possível fazer uma média sobre a produtividade do seu suporte interno.
Com os dados em mãos, o gestor pode identificar quais são os problemas comuns da equipe e com qual frequência eles ocorrem, para implementar soluções.
Conclusão
Para oferecer um atendimento mais organizado aos clientes, empresas de prestação de serviços estão fazendo o uso de sistemas de atendimento online.
Esse tipo de sistema acelera a comunicação entre cliente e permite que a empresa não se prejudique com as demandas inesperadas que surgirem.
Existem diversos tipos de sistemas de atendimento como, por exemplo, o AuvoDesk, que permite que sua empresa ofereça atendimento por e-mail ou por página de solicitação, mantenha um histórico dos clientes e organize fluxos de trabalho internos ou externos da empresa.
É uma ferramenta que veio para facilitar sua gestão, mas para isso é impreciso fornecer treinamento e informações para o seu time de colaboradores.
Agora que você já sabe como um sistema de atendimento online pode ajudar sua empresa, aproveite para se cadastrar em nossa ferramenta. É gratuita! Clique aqui para se cadastrar!
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